揽货员必须具备特定的自身条件才能更有效地完成整个揽货工作。
1．心理素质要好
揽货员要面对的问题很多，包括无情的回绝、自尊受打击、信心危机等。如果心理承受力不够强的话，那么很快就会崩溃，这不单指业务方面，甚至揽货员的私人生活方面，时刻都会受它的影响。。良好的心理素质是经过不断磨炼得来的，业界有一个“1％原则”，即在揽到1％客户的货物之前被99％的客户拒绝是不可避免的。在不断的失败中却仍然自信坚强，在失败中不断地吸取经验，百折不挠地向目标逼近。客户很少自动找上门来，在竞争如此激烈的环境下，大部分客户靠揽货员主动出击得来，开发客户过程中会经常被拒绝，一次、两次、三次甚至无数次，不能灰心、不能胆怯，要大胆地介绍公司的业务范围和公司的服务优势。揽到货后也不是万事大吉，后续工作还会遇到很多的问题：出货厂家的问题、操作的问题、承运人的问题、货场的问题、拖车欠缺的问题、拖车不够准时的问题、报关没报好的问题，等等，尤其当你接到几票货的时候也许这些问题会同时显现出来。揽货员要冷静面对，乱了一个环节就有可能全盘皆乱。受到委屈要及时调整好自己的心情，绝对不能把情绪带给下一个客户。每个客户每天的问题都会不一样，揽货员要学会应变，国际运输往往时间长、距离远，只要其中一个环节出错，客户就很紧张，生怕误了交货期。他们的心情会特别烦躁，时刻会打电话来责备，揽货员是首当其冲的，处理好这些问题才能让客户放心。
2．要爱岗敬业，具备良好的服务意识
揽货员具备的敬业精神可归纳为五心：信心、耐心、恒心、诚心、爱心。揽货员个人的素质就代表了公司的素质，国际货运代理行业是属于服务行业，揽货员要有服务客人的素质。服务态度要好，一切以客户为中心，全心全意为客户服务。
1)揽货员要时刻充满信心，对自己有信心，对所属公司的服务产品有信心，给予客户正面的印象，在衣着、精神状态和言行举止上都要体现出来。
2)揽货员在工作中虽然能判断出某些客人只是来询价而无意提供货源，但还是要耐心地回答他们的问题，去解答他们的疑问。如果客户是来投诉和发脾气的，要控制自己的情绪等对方发泄完，如果是自己的责任要保证改进，如果是其他同事的责任也要有礼貌转达客户的批评或转接给负责的同事。
3)持之以恒地关心你的客户。如果想获得一个客户，需要不断和潜在客户联络。有的公司要求揽货员每个月都要联络大客户，即使没有合同，相互交流也有助于今后的合作。对于已经移交给操作或客服的老客户也要经常去关心，对客户货物的跟踪要有始有终。
4)和对方真诚地交流，让客户知道公司服务的限度，说明你的困难，不足的地方要如何努力才能做到，不要承诺做不到的事情。尊重客户的要求，但不是满足他所有的要求。
5)揽货员要凭着一颗爱心热情对待客户，为客户分担困难和忧愁，然后才可能揽到业务。对潜在的业务伙伴，揽货员要热情和认真地追踪。这里的追踪是要保持不断的联系和不断的交流，不用刻意追求接单与否，而是先交朋友。优质贴心的服务、刻苦勤勉的揽货员容易得到客户的认可。
3．善于沟通，判断准确
揽货员要善于研究客户心理，学习社会心理学；同时要具有能说会道的口才，掌握与人沟通的技巧。要成为出色的揽货员，外表穿着方面也要注意自己的形象，保持仪容端庄，穿着要搭配合理，给人舒服的感觉。
收集的货源资料告诉揽货员要开发的客户很多，是否每个都是准客户呢?当然不是，只是其中小小的一部分才是真正会合作的，所以要学会取舍。揽货员的时间有限，要把较多的时间花在有可能合作的客户身上，要学会去筛选。
注意观察客户的肢体语言，如客户倾身听你讲或递支烟给你，或突然向你要一个较低的价格，表示他在考虑与你合作。此时不要错失良机，也不要操之过急，你可以说：“我们约个时间喝茶。”或，“这个价我同经理商量后我们再约。”如果客户忙于其他事没有停下来的迹象或他双腿抖动显得有点不耐烦，你可能要先告辞了。
4．树立专业人士的形象
揽货员对本企业所提供的国际货运代理服务范围、质量、过程、后勤服务等必须熟悉，本企业的历史、规模、组织、人事、财务及营业政策等也必须熟悉，以便解答客户可能询问的问题。
每个揽货员必须努力装备自己并掌握必要的相关专业知识，如国际货运代理知识、国际贸易知识、货代英语知识、国际贸易地理知识等，以应付各方面的需要，为企业带来更多的商机及提高企业的效益。比如帮助客户理解单证，解释单据，甚至帮助客户做单据。因为并不是所有的外贸人员都了解单证的，他们能卖出产品给外国客户，但未必了解外贸必需的单据。这时揽货员就是他们的老师，要给他们解释需要什么单据。
