国际货物贸易的谈判，无论涉及何种标的、规模和贸易方式，谈判的基本程序类似。通常基本程序应包括：先期探询、谈判前准备、正式谈判、谈判终结及签约等几个阶段。
一、先期探询
先期探询的含义。所谓“先期”是指交易各方进入正式谈判前的时期。而“探询”是指交易各方依谈判任务(标的)寻找、了解交易对象的活动。因此先期探询即为正式谈判开始前相互寻找、了解交易对象的一系列文字、人员交往的活动。在法律上，也就是所谓的询盘。先期探询的做法很多，总括起来有两种：
一是直接探询。直接探询指交易人以自己的名义向不同地区或同一地区多个可能的交易伙伴发出探询的函电，组织人员直接交流或互访等活动。直接探询的效果好坏取决于探询者与被探询者之间的关系及探询者本身的实力。这种方法的优点是经济、快捷、风险小。
二是间接探询。间接探询指交易谈判人委托第三者以自己的名义向不同地区或同一地区多个可能的交易伙伴进行文字交流或人员交流活动。间接探询的效果，则取决于受托的第三者的能力及委托人对受托人的管理及控制能力，因为间接探询是由受托人介入作为中间探询者，由它出面去与交易对象进行交往活动的，一旦委托人对受托人管理不当或失控，会给中间探询者从中渔利和“吃两边”的机会。
先期探询是谈判的一个部分，它与未来的谈判进程及结果有着直接的关系。因此，在做先期探询时应注意下列问题：
一是严谨性。探询活动是一个双向的行为，“情报”对精明的交易人而言具有重要的价值，因此，作先期探询必须谨慎行事，防止泄露自己的销售意图或购买意图。在先期探询阶段，必须周密部署探询行动，分析市场和客户的特点，适当、适时地运用询盘技巧。
二是回旋性。先期探询的回旋性是指在相对严谨的布局中应留有机动的余地。这种机动的余地，可以体现在交易的商品、交易条件以及交易的方式等方面。处理问题不能绝对，凡事不应做得绝对化。在坚持大原则的情况下，通融一些小细节，有利于谈判的结果。
三是亲合性。亲合性是指探询阶段交易双方之间形成或激发相互的合作意愿与相互间的吸引力，营造一种和谐的谈判气氛，为正式谈判作好铺垫。
四是策略性。先期探询阶段，谈判时应做到态度冷热有度，内容虚实结合，探询方法曲直交叉。应防止探询工作开始后，或者回音渺渺，或者重复，多头探询。在探询时，应该根据不同对象，不同的交易标的，“虚盘”和“实盘”相结合，直接探询和间接探询交叉使用，制造谈判竞争的局面。
先期探询的方式很多，有电询、函询、面询。不同的交易场合，可以使用不同的方式，一般商品买卖，通常用电询、函询较多；大宗商品，技术密集型的产品，大型的机器、设备、生产线、交通工具等交易采用面询的方式多。此外，一些特殊贸易方式，如补偿贸易及补偿与来料加工相结合的贸易，用面询的方式也较普遍。
二、谈判前准备
谈判前的准备是指先期探询之后，即将与交易对手进行磋商时，负责参加谈判任务的人员将在先期探询中得到的资料进行分析，并结合主客观条件做出谈判方案的全部工作。
按理说，谈判准备得越全面、越充分，谈判场上掌握主动的机会就越多。不同类型的谈判对准备有不同的要求。国际货物买卖，如大型成套设备，或大型的补偿贸易，谈判涉及的面越广，准备工作的内容就越多。大致包括：
(一)自身的分析和谈判对手的分析
进行贸易谈判前，首先面临一个正确的决策问题，因此，进行自身分析十分必要。在可行性研究的基础上，选择拟进或拟出的“标的”和选定特定的贸易方式。在对自身分析的同时，必须设法了解对手情况。“知己知彼，百战不殆”。通常要了解对手下列情况：
1．交易对手的实力。包括对手的法律地位、资本构成、投资状况、技术装备水平、产品的品种、质量、数量等，严防打着“友好”、“合作”等幌子进行欺骗的“客商”。
2．交易对手的需求与诚意及其供应能力。要尽可能地调查和了解对手的资信、经营作风、需求量及供应能力，以及是否真正有做交易的诚意。
3．交易对手谈判人员的状况。对他们的身份、地位、性格、爱好、谈判经验等要有充分了解。有时还要考虑对手以往不成功的谈判实例，以便从中了解对手的思维习惯、行动方式及心理倾向。
(二)谈判方案的制订
制定“谈判方案”是谈判准备阶段的一项重要工作，谈判方案应包括下述三个基本内容：
1．谈判目标。该目标可分成上、中，下方案，也可分成上限与下限；或者为对应目标方案，即一旦对方的条件为A时，我方条件即为A的随动方案。
2．谈判程序。即如何开场，如何展开，如何收尾。在论及谈判的组织与主持时，还需专门研究这三个方面的技艺。
3．时间表。时间具有一种力量，从时空与心理的角度会对谈判产生影响，更何况有的交易客观上就存在时限。所以，无论从主观还是客观上讲，时间表是准备中不可或缺的因素。时间表可分为自然时间表与自为时间表。前者为客观需要的时间长度，后者为策略或谋略所需的时间长度。
(三)组织谈判队伍
在贸易谈判中，组织一个有力、高效、高水平的谈判队伍直接关系谈判的结果。谈判小组的每一个成员，包括翻译人员的选择都应十分慎重。他们不仅要符合一定标准的素质要求，而且还要形成各方面的互补结构。主谈人或称谈判组长要责任心强、心胸开阔、目标坚定、知识广博、精通国际贸易实务、思维敏捷，善于随机应变和具有组织协调能力。其他谈判人员应有专长，善于思想上、行动上互相配合，协调一致。
(四)选择谈判地点
谈判地点的选择十分重要，恰当的地点常常会有助于取得谈判中的主动。通常可以有三个地点可供选择：
1．主场谈判，指对谈判某一方而言，在其所在地进行谈判。例如我国某一家公司想与德国某一家公司进行设备或生产线的进口谈判，选择在我国境内进行谈判。
2．客场谈判：即到对方国度去谈判。在我国的外贸业务中，选择客场谈判不仅要受出国签证等手续上的困扰，而且也会受不适应环境而产生谈判心理紧张或情绪不稳定的影响。
3．中立地谈判。谈判双方选择在第三国进行磋商，在国际货物买卖谈判中，这种情况少见。
此外，有一些难度大、复杂的、大型项目的谈判，为给谈判成功提供充分保证，还可采取模拟谈判。一般商品进出口贸易谈判无须进行这种准备。
三、正式谈判
通过先期探询及谈判准备工作之后，双方进入正式谈判阶段。正式谈判的方式通常有“书面谈判”和“面对面的谈判”两种方法。前者称“笔商”，后者称“面商”，无论采用何种形式，其程序基本相同。这里主要介绍“面对面谈判”。
在“面对面谈判”的整个过程中，也需经历不同阶段，诸如：接触阶段、实质性阶段、协议阶段和签约阶段。在每一阶段要做的工作不同，各项工作必须相辅相成。
(一)接触阶段
接触阶段的开端十分重要，因为这时已开始进入最初的谈判议题。无论选择什么样的最初议题和讨论方式，都会对以后洽谈阶段问题的解决及解决方式产生直接的影响，甚至将会因此而左右整个谈判的格局与前景。在这一阶段，主要做下列工作：
1．营造谈判气氛。谈判双方一经见面接触，谈判气氛即已形成，并且将会延续下去，一般不会改变。就像两人初次见面，第一印象往往是根深蒂固的一样。谈判初期所建立的气氛是很关键的，这种气氛会影响整个谈判的进程。
2．摸底。摸底与先期探询的作用类似，但面对面的摸底目标集中在谈判的对手。对其是否诚实、正直、能否遵守诺言及对这笔交易到底抱有多大程度的合作意向等有一个更直接的了解。
通过摸底，可以大致获悉对方利益的所在，然后，双方可以坦率地交流一下各自对于谈判的期望、基本立场、评判标准等，明确谈判的内容和范围!同时，在这一阶段，应尽量避开双方可能形成分歧和冲突的问题，而着重强调双方已达成的一致意向，要为以后的谈判留出充分的磋商余地。
以上这些问题，既可以以书面方式提出来，也可以以口头方式同对方直接沟通；既可以在会场上进行交换，也可以在会场外间接沟通。对于双方达成一致的方面，则一定要以书面形式将双方所认可的内容以准确的词句记录下来，以供日后查考。由于语言上的差异和口头表达的随意性，有时双方以为已经就某些方面达成了一致意见，但事实上却存在分歧。所以用书面形式予以确认，对于整个谈判过程顺利进行是十分重要的。
3．修正谈判计划。通过与对方初步接触，在大致了解对方的期望、立场、谈判人员的背景、工作作风，双方就基本问题达成一致意见后，对一些双方分歧或看法上的差距作适当调整，以便争取谈判主动。
(二)实质性阶段
谈判的实质性阶段就是交易本身，即对产品、服务或工程的技术要求、验收规则和标准、交易价格、交货时间、资金筹划和付款条件、违约责任等实质性的内容进行磋商。这些都是整个谈判过程中的重点和高潮。由于出自对各自利益的考虑，双方可能会在一些敏感问题上形成立场上的对峙和态度上的反复，从而使谈判显出波澜起伏、艰难曲折的特点。因此，在这一阶段的每一项工作是谈判进程中的重中之重。
1．正确报价。对于谈判双方而言，提出一个恰当的报价是非常重要的，特别是卖方的发盘价实际上为以后的谈判限定了一个框框，最终的协议必然是在这个基础上经过协商达成。那么到底是应该先报价，还是等待对方报价后再还价，这无论对于买方还是卖方都是一个没有定论的问题。先报价的好处在于争取主动，会对整个谈判起持续的影响作用。但它也有不利之处，即对方得知我方的报价后可以不露声色地对自己的想法进行调整，而使先报价者丧失条件更为优越的交易机会。
通常，作为卖方，发盘中的价格在适当范围内尽可能报得高一些，作为买方则要报得低一些。但无论如何，发盘的价格要合乎“情理”。
报价的高低，取决于特定的“标的”，但是，包含在价格中的不确定因素很多，诸如资金来源、交货时间、数量的大小、付款条件、运输、保险等一系列内容。所以，正确报价不仅要依赖谈判前对国际市场的行情、外汇汇率的走势以及对方的需求殷切程度等作充分的了解，而且还依赖于谈判人员的正确判断。
2．反复磋商。所谓反复磋商，实际上就是谈判双方讨价还价的过程，也就是法律上所谓的还盘和再还盘。由于谈判双方对谈判的结果期望不同——在初期报价上的差异多少总带有技术上、策略上的考虑——双方往往不会很快就有关问题达成一致。事实上，参与谈判的任何一方都既想竭力降低对方的期望值，挑剔对方的报价，不厌其烦地指出报价的不合理，同时又想尽力维护自己的立场，反复阐述自己的理由，说服对方接受自己的“合理”方案。
其实，谈判者要有效地维护自己的利益，首先必须充分了解对方报价的依据，让对方说明其报价的结构及其各组成部分的合理性，然后对照自己的报价依据，分析双方到底在哪些环节上存在差距以及为什么会存在这种差距。如果双方的报价都是合理的，因此现存的差距也是合理的，则我方可向对方指出这一实际状况，争取双方作出相应的让步，以求一致。
如果对方的报价合理，而我方的计算却有较多水分，我方应考虑是否有必要仍坚持自己的立场，特别是在对方已发现我方的不合理之处，提出质询的时候，我方应主动作出让步姿态，以求进一步协调。
如果对方的报价相对我方有更多的不合理之处，则应向对方明确指出不合理之所在，并拿出足够的证据。只有可公开的可靠的证据才能让对方作出让步，当然这一过程也要依赖我方的说服技巧。
如果双方的报价都存在明显的“水分”，那么，调整自己的报价，并邀请对方回到相互信任、诚意合作的轨道上来，不啻是一项明智的选择。
(三)协议、签约阶段
谈判双方在签约前，有必要将谈判过程、谈判内容作一次回顾，以便最后确认双方在哪些方面达成了一致。对于那些没有达成共识的问题是否有必要作最后的磋商与妥协。这种回顾要以双方会谈的书面记录为依据，当一切不再有疑义时，就可向对方发出结束谈判的信号。
有时，在国际贸易谈判中也会出现这样一些情况：到了谈判后期，我方认为可以收场了，也向外商发出了信号，可外商却认为时机未到，坚持不打出最后一张牌，使我们处于被动的局面。因此，在必要的时候，我们也可以放一些“气球”，直接试探对方，促使对方早日结束谈判。最后，即可将整个谈判过程中双方达成的所有的条件，以书面形式固定下来，并加具双方当事人的签字或盖章，作为双方履行各自权利与义务的法律依据。
